Le dossier de liaison d’urgence, ou DLU, doit permettre aux professionnels intervenant lors d’une urgence de comprendre rapidement la situation d’un résident. Un classeur portant ce titre ne suffit pas. Les informations doivent être à jour, accessibles à toute heure et accompagnées des documents nécessaires, y compris lorsque le logiciel ou le réseau de l’EHPAD est indisponible.
Le DLU soutient la décision mais ne la remplace pas. L’équipe d’urgence évalue la personne présente, et la réflexion sur la décision d’hospitaliser depuis l’EHPAD reste clinique et individualisée. Une directive ou un souhait doit être lu dans son contexte, sans devenir une consigne automatique de non-transfert.
Vérifier identité et contacts utiles
Contrôlez nom de naissance, nom d’usage, date de naissance, photographie récente si prévue, numéro de sécurité sociale et coordonnées de l’EHPAD. Indiquez personne à prévenir, personne de confiance, mesure de protection et coordonnées des professionnels habituels. Ne confondez pas personne à prévenir et décideur juridique.
Précisez qui peut recevoir des informations et à quel numéro, y compris la nuit. Après un changement de téléphone, mettez à jour le dossier papier et le logiciel. Une liste de contacts longue et contradictoire fait perdre du temps; ordonnez les appels selon les souhaits du résident et les règles applicables.
Décrire état habituel et autonomie
Le DLU doit donner un point de comparaison: cognition, communication, mobilité, alimentation, continence, douleur habituelle, comportement, paramètres pertinents et assistance nécessaire. Écrivez par exemple comment la personne répond d’ordinaire et non seulement “démence”. Une confusion nouvelle ne se repère que si le fonctionnement habituel est décrit.
Ajoutez poids récent si utile, appareillages, lunettes, prothèses auditives, oxygène ou autres dispositifs prescrits. Indiquez risques connus et moyens de communication. Évitez les jugements comme “agité” sans préciser circonstances et signes observables.
Actualiser diagnostics, allergies et traitements
Listez les diagnostics actifs, antécédents qui changent la prise en charge, allergies avec réaction connue et traitements en cours. Joignez les ordonnances valides et indiquez la dernière administration lorsque cela compte pour l’urgence. Une liste ancienne peut être plus dangereuse qu’une liste courte datée et vérifiée.
Incluez traitements ponctuels, anticoagulants, insulinothérapie et médicaments récemment arrêtés si l’information est pertinente. Le professionnel responsable valide la cohérence avec le plan d’administration. Les proches peuvent signaler une erreur, mais ne corrigent pas eux-mêmes le document clinique.
Rassembler volontés et décisions anticipées
Indiquez l’existence et l’emplacement des directives anticipées, le nom de la personne de confiance et les échanges de projet de soins. Ne résumez pas une volonté complexe par une case ambiguë. Les documents originaux ou copies fiables doivent être accessibles selon les règles de confidentialité.
Lors d’un épisode, médecin et équipe interprètent ces éléments avec la situation clinique. L’absence de souhait écrit n’autorise pas à attribuer une préférence au résident. Faites régulièrement confirmer contacts et documents lorsque la personne peut encore exprimer ses choix.
Garantir accès de jour, de nuit et hors connexion
Demandez où se trouve le DLU, qui peut l’ouvrir et comment les secours y accèdent un week-end. Testez le scénario d’une panne informatique. Les recommandations prévoient un document préparé et une disponibilité continue; des copies imprimées des éléments essentiels évitent de dépendre d’un seul terminal.
Protéger les données ne signifie pas enfermer le dossier dans un bureau inaccessible la nuit. Définissez habilitations, traçabilité et remise aux professionnels. À l’inverse, ne laissez pas un classeur médical dans un couloir. La procédure doit concilier urgence et secret.
Préparer l’aller et le retour de l’hôpital
Le volet de liaison à l’aller décrit motif, circonstances, signes observés, paramètres, soins déjà réalisés, dernier repas et traitements administrés. Notez objets et dispositifs qui accompagnent le résident. La fiche de retour doit rapporter diagnostics, examens, modifications de traitement, consignes, rendez-vous et critères de surveillance individualisés.
Au retour, un professionnel compare ordonnances avant et après, vérifie les produits disponibles et appelle en cas d’incohérence. Le guide sur le transfert du dossier entre EHPAD rappelle l’importance de la continuité, mais le DLU doit aussi fonctionner pour un aller-retour de quelques heures.
Tester et mettre à jour le DLU
Fixez une fréquence de revue et des déclencheurs: hospitalisation, nouveau diagnostic, changement majeur de traitement, mesure de protection ou contact. Datez chaque version et retirez les anciennes du point d’accès opérationnel. Gardez l’historique selon la politique documentaire sans laisser deux listes concurrentes.
Organisez un exercice simple: un soignant de nuit doit retrouver en quelques minutes identité, allergies, ordonnance et personne à prévenir. Corrigez ce qui manque. Lors d’une visite d’établissement, utilisez l’annuaire des EHPAD en France pour comparer, puis demandez à voir la procédure anonymisée plutôt qu’un dossier réel.
Après chaque exercice ou urgence réelle, réunissez brièvement les personnes concernées. Relevez les informations introuvables, les doublons, les mots ambigus et les coordonnées obsolètes. Attribuez chaque correction, fixez une échéance et vérifiez qu’elle a été reportée dans toutes les versions utiles, pas seulement dans un compte rendu.
Contrôlez aussi l’équipement qui part avec le résident: lunettes, appareil auditif, chargeur, carte de groupe sanguin si pertinente et documents de protection. Une liste de remise limite les pertes et facilite le retour. Elle ne doit toutefois pas retarder le départ des secours lorsqu’une prise en charge immédiate est nécessaire.
Demandez au résident, lorsqu’il le peut, si la synthèse respecte sa façon habituelle de communiquer et ses choix. Une information exacte mais formulée de manière stigmatisante peut orienter à tort l’accueil aux urgences.
Le DLU remplace-t-il le dossier médical complet?
Non. Il synthétise les informations utiles à l’urgence et renvoie vers des documents à jour. Le dossier médical conserve le détail. Une synthèse lisible et datée est plus exploitable qu’une impression intégrale non triée.
La famille peut-elle modifier le DLU?
Elle peut fournir des informations, signaler une erreur et actualiser ses coordonnées. La validation clinique et documentaire relève des professionnels habilités. Toute divergence doit être examinée et tracée, pas corrigée au stylo sans contrôle.
Que faire si le DLU est introuvable la nuit?
Les soins urgents ne doivent pas attendre sa découverte. L’équipe transmet ce qu’elle peut vérifier et active les secours, puis l’établissement analyse l’échec d’accès. La procédure, les copies et la formation doivent être corrigées sans exposer les données.
Le DLU améliore la continuité mais ne garantit ni admission hospitalière ni place au retour; SAMU, médecin et établissements décident selon la situation, tandis que l’EHPAD doit assurer disponibilité et mise à jour du dossier.