Devi mandare lo stesso invito a più persone, ma non vuoi distribuire a tutti i loro indirizzi email? Il campo da usare è Ccn, non Cc. Prima dell'invio, controlla che i contatti da tenere nascosti siano davvero in quel campo e non siano rimasti anche nella riga A.
La distinzione è utile per un avviso personale, un invito o un aggiornamento destinato a persone che non devono necessariamente conoscersi. Vediamo come applicarla in Gmail e in Mail su iPhone, e quale controllo fare quando arrivano le risposte.
Tre campi, tre scelte diverse
- A: usalo per le persone a cui ti rivolgi direttamente.
- Cc: aggiunge destinatari visibili, spesso per tenerli informati. Non nasconde i loro indirizzi.
- Ccn: permette di inviare una copia senza mostrare quel destinatario agli altri. Chi è in Ccn vede comunque gli indirizzi presenti in A e Cc, ma non gli altri destinatari nascosti.
Quindi, per non esporre gli indirizzi di un gruppo, non basta spostare una sola persona in Ccn lasciando tutte le altre in A. La scelta va fatta per ciascun contatto. Chiediti prima: voglio aprire una conversazione fra tutti oppure inviare lo stesso avviso a persone separate?
Prepara l'elenco fuori dalla fretta dell'invio
Scrivi su un foglio chi deve ricevere il messaggio e perché. Se due persone hanno lo stesso nome, distingui il recapito completo; se un contatto possiede più indirizzi, scegli quello concordato per questa comunicazione. Non serve raccogliere altri dati.
Esempio inventato: organizzi una visita a una mostra e devi avvisare cinque conoscenti. Vuoi raccogliere le adesioni personalmente, senza aprire una discussione di gruppo. Puoi mettere il tuo indirizzo in A e i cinque recapiti in Ccn, scrivendo nel testo di rispondere a te. Prima di partire, verifica che nessuno dei cinque compaia anche nei campi visibili.
Se invece devi coordinare un piccolo gruppo in cui tutti devono confrontarsi e condividere i recapiti, valuta un messaggio con destinatari visibili. Non usare la copia nascosta per includere di nascosto una persona in una conversazione delicata: un invio separato e concordato può essere più chiaro.
Inserire i destinatari in Gmail sul telefono
Le guide ufficiali per Gmail su Android e Gmail su iPhone confermano l'uso dei campi A, Cc e Ccn.
- Apri Gmail e tocca Scrivi.
- Nella sezione dei destinatari individua Ccn e inserisci lì i recapiti da nascondere.
- Controlla separatamente A e Cc, poi completa oggetto e messaggio.
Se i campi aggiuntivi non sono subito visibili, espandi la sezione dei destinatari nella tua versione dell'app. Non inserire tutti in A solo perché è il primo campo disponibile. Fermati prima di Invia e confronta l'elenco sullo schermo con quello che avevi preparato.
Trovare Ccn in Mail su iPhone
Nell'app Mail di Apple, crea un messaggio e tocca Cc/Ccn nella zona degli indirizzi. Tocca poi Ccn e aggiungi le persone da nascondere. Il manuale ufficiale di Mail spiega anche che puoi trascinare un destinatario da un campo all'altro.
Se hai più caselle configurate, apri la riga Cc/Ccn, Da e verifica anche il campo Da: puoi scegliere l'account da cui partirà il messaggio. Non confondere l'indirizzo del mittente con quello di una persona in copia.
Prima di un invio importante, prova a comporre soltanto una bozza. Esercitati a trovare i campi e a spostare un recapito, senza inserire documenti o messaggi privati. L'obiettivo è riconoscere il posto giusto, non spedire più rapidamente.
Le risposte non mantengono automaticamente lo stesso gruppo
Google precisa che una risposta inviata con Rispondi a tutti non raggiunge i destinatari nascosti del messaggio originale. Ccn, quindi, non è un modo per creare una conversazione condivisa stabile.
Prima di rispondere, apri l'elenco dei destinatari della nuova bozza. Non scegliere il pulsante soltanto per abitudine: decidi chi ha bisogno della risposta. Se eri tu in copia nascosta, non presumere di restare invisibile dopo aver scritto agli altri; controlla con particolare attenzione a chi stai per inviare.
Per raccogliere conferme individuali, puoi chiedere nel messaggio iniziale: «Per aderire, rispondi soltanto a me». È una consegna organizzativa semplice, ma non sostituisce il controllo degli indirizzi da parte di chi risponde.
L'ultima verifica riguarda anche il contenuto
Rileggi il testo e gli allegati immaginando di essere ciascun destinatario. Hai scritto nel messaggio l'elenco di tutti gli indirizzi? Hai allegato un documento con i recapiti del gruppo? Hai lasciato una conversazione precedente che non volevi condividere? Non affidare a Ccn il compito di nascondere informazioni che hai inserito altrove.
Per una prova reale, usa soltanto indirizzi tuoi o di persone che hanno accettato di aiutarti e un testo innocuo. Controlla insieme che cosa compare nella copia ricevuta. Poi conserva una breve nota con il nome dell'app, il comando per aprire Ccn e il controllo da ripetere prima dell'invio.
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