Een definitieve opname betekent meestal dat thuis ingekochte PGB-zorg eindigt of verandert. Toch verdwijnen zorgovereenkomsten niet allemaal door één telefoontje. Contractvorm, financieringswet, portaal, laatste gewerkte uren en eventuele werkgeversplichten kunnen verschillen. Wie te vroeg stopt, kan een zorggat maken; wie te laat handelt, riskeert declaraties voor zorg die niet meer uit het budget mag worden betaald.
Begin daarom met een overdrachtskalender voor PGB-contracten. Noteer de laatste nacht thuis, de opnamedatum, het moment waarop het verpleeghuis verantwoordelijkheid overneemt en alle geplande thuiszorg. Vergelijk dit met de vormen voor thuis blijven met vpt, mpt of pgb, zodat duidelijk is welk arrangement werkelijk eindigt.
Alle overeenkomsten en betaalwijzen inventariseren
Maak per zorgverlener een regel met naam, soort zorgovereenkomst, uren of vast maandbedrag, opzegafspraak, openstaande declaraties en gebruikte online omgeving. Neem ook familieleden met een overeenkomst, zelfstandigen en zorginstellingen op. Een rooster of bankafschrift is geen volledige contractenlijst en laat vaak niet zien welke formele relatie bij de SVB staat.
Controleer of het budget uit Wlz, Wmo, Jeugdwet of Zvw komt en wie als verstrekker beslist. Regels rond een eenmalige uitkering en afsluiting zijn niet voor elk budget gelijk. Vraag SVB, zorgkantoor of gemeente om de voor deze overeenkomst geldende stap, in plaats van een instructie van een andere budgethouder te kopiëren.
De einddatum aan geleverde zorg koppelen
Spreek met het verpleeghuis schriftelijk af vanaf welk tijdstip het medicatie, toezicht, persoonlijke verzorging en nachtelijke ondersteuning overneemt. Houd noodzakelijke thuiszorg in stand tot die overdracht bevestigd is. De kalenderdag van verhuizing kan een overgang bevatten waarin vervoer, begeleiding of een laatste ochtendzorg nog door de bestaande zorgverlener wordt geleverd.
Leg per dienst vast wie verantwoordelijk is en uit welk arrangement die zorg betaald kan worden. Vermijd dubbele declaratie voor hetzelfde moment en dezelfde prestatie. Een vrije kamer of mondelinge opnamebelofte is nog geen start van zorg. Zet contractbeëindiging pas door wanneer toelating, datum en veilige overdracht daadwerkelijk vaststaan.
De juiste wijziging bij SVB of portaal indienen
De SVB geeft aan dat voor het stoppen van een zorgovereenkomst een wijzigingsformulier kan worden gebruikt, via Mijn PGB of per post. In het PGB Portaal kan beëindiging digitaal worden ingediend. Gebruik het formulier en de versie die bij de overeenkomst en online omgeving horen; laat budgethouder of bevoegde vertegenwoordiger waar nodig tekenen.
Bewaar bevestiging van iedere beëindiging en controleer of een vast maandbedrag na de einddatum niet doorloopt. Noteer ook welke partij de salarisadministratie afrondt. Een mededeling aan de zorgverlener alleen wijzigt niet automatisch ieder administratief systeem, terwijl een portaalhandeling de civiele afspraken niet zonder meer oplost.
Laatste uren, facturen en dossieroverdracht afronden
Vraag iedere zorgverlener om de laatste declaratie en een overzicht van nog niet verwerkte uren. Controleer datum, prestatie en akkoord vóór indiening. Houd voldoende budgetruimte totdat toegestane laatste betalingen zijn verwerkt. Betaal geen toekomstige zorg alvast als onduidelijk is of het budget na opname daarvoor beschikbaar blijft.
Vraag afzonderlijk om overdracht van relevante zorginformatie: actuele routines, hulpmiddelen, risico’s, communicatie en openstaande afspraken. Deel alleen noodzakelijke persoonsgegevens en gebruik een veilige route. Een financieel afgesloten overeenkomst betekent niet dat informatie vanzelf bij het nieuwe team ligt. De zorginhoudelijke overdracht heeft een eigen eigenaar en deadline.
Een eenmalige uitkering zorgvuldig beoordelen
Bij een plotseling einde door definitieve opname kan een zorgverlener mogelijk een eenmalige uitkering krijgen wegens wegvallend inkomen. De SVB sluit zorginstellingen en zorgverleners die voor een instelling werken van deze specifieke uitkering uit. Ook de bron van het budget, contractvorm, toestemming en beschikbare budgetruimte zijn van belang.
Neem vóór aanvraag contact op met zorgkantoor of gemeente en volg de route van de gebruikte PGB-omgeving. De zorgverlener vraagt de uitkering niet zelfstandig aan; bij definitieve opname tekent budgethouder of vertegenwoordiger waar de SVB dat verlangt. Noem het nooit een automatische ontslagvergoeding en beloof geen bedrag voordat de bevoegde partij heeft beslist.
Werkgeverschap en vervolgzorg gescheiden houden
Bij een zorgovereenkomst die een arbeidsovereenkomst is, kunnen arbeidsrechtelijke verplichtingen spelen. Sinds 2026 zijn regels voor PGB-arbeidsovereenkomsten gewijzigd. Laat SVB of deskundige ondersteuning bevestigen welke beëindigingsgrond, bescherming en loonafwikkeling in het individuele geval gelden. Een opname is geen vrijbrief om een werknemer informeel uit het rooster te verwijderen.
Is het PGB onderdeel van een kleinschalige woonvorm, lees dan ook hoe u een kleinschalig wooninitiatief met Wlz-pgb toetst. Bij een klassiek verblijf met zorg in natura kan de financieringsroute anders worden, maar oude verplichtingen moeten nog steeds aantoonbaar worden afgewikkeld.
Maak vóór ondertekening van de opnameovereenkomst een eindcontrole met budgethouder, vertegenwoordiger en nieuwe contactpersoon. Bekijk opties via de Nederlandse directory met verpleeghuizen, maar vraag de gekozen locatie vervolgens om een exacte startbevestiging. Zet op één pagina: laatste thuiszorg per taak, eerste instellingszorg per taak, medicatieoverdracht, vervoer, sleutels, hulpmiddelen en noodnummer. Laat elke betrokkene alleen zijn eigen regel bevestigen.
Controleer zes weken na de verhuizing of alle laatste declaraties zijn verwerkt, vaste betalingen zijn gestopt en een eventuele uitkering correct is geboekt. Vraag een eindoverzicht van resterend of terug te betalen budget aan de bevoegde partij. Bewaar dit samen met contracten en beëindigingsbewijzen. Zo kan een latere vraag over loon, belasting of onverschuldigde betaling worden beantwoord zonder het zorgdossier opnieuw te reconstrueren. Vraag iedere zorgverlener ook om schriftelijk te bevestigen dat uren, onkosten en verlof volgens de toepasselijke overeenkomst zijn afgerekend. Noteer wie eventuele correcties indient en vóór welke datum, en sluit het dossier pas daarna af.
Kan ik alle zorgovereenkomsten op de opnamedatum stoppen?
Niet zonder controle. De juiste einddatum hangt af van geleverde zorg, contractvorm, bevestigde overname en regels van de budgetverstrekker. Maak per overeenkomst een besluit. Voorkom zowel een onveilige lege periode als betaling voor dezelfde zorg uit twee bronnen. Laat onzekerheid vóór de verhuizing beoordelen.
Krijgt iedere zorgverlener een eenmalige uitkering?
Nee. De mogelijkheid geldt niet voor alle zorgverleners, overeenkomsten of budgetwetten en kan afhankelijk zijn van toestemming en beschikbare middelen. Zorginstellingen zijn volgens de SVB uitgesloten van deze regeling. Vraag per contract schriftelijk welke route geldt en verwerk alleen een goedgekeurde betaling.
Wie beslist over budget, contract en opname?
Zorgkantoor, gemeente, verzekeraar en SVB handelen ieder binnen hun rol bij budget en betaling; budgethouder en zorgverlener blijven verantwoordelijk voor hun overeenkomst, en het verpleeghuis beslist over toelating en start van de nieuwe zorg. Een definitieve opname beëindigt niet zonder controle elk contract en garandeert geen uitkering, budgetruimte of plaats; laat de concrete tijdlijn altijd bevestigen.