Un bon message à un EHPAD doit être clair, court et complet. Il doit permettre à l’établissement de comprendre rapidement si le profil peut être étudié, quels documents demander et quelle réponse donner à la famille.
Un mauvais message dit seulement : “Avez-vous une place ?” Cette question est trop pauvre. L’EHPAD ne sait pas pour qui, dans quel délai, avec quel niveau d’autonomie, quels soins, quel budget et quelle zone.
Voici une méthode simple pour écrire un message utile.
Les informations à inclure
Votre message doit préciser :
- lien avec la personne
- âge
- lieu actuel
- urgence
- niveau d’autonomie
- mobilité
- troubles cognitifs éventuels
- soins ou besoins particuliers
- budget indicatif
- zone recherchée
- question précise
- téléphone du référent
Ne donnez pas un roman. Donnez les faits. L’établissement demandera les documents ensuite.
Ce qu’il faut éviter
Évitez les messages vagues :
“Bonjour, je cherche une place pour ma mère. Merci.”
Évitez les promesses ou pressions :
“Il faut absolument une place cette semaine.”
Évitez les informations contradictoires :
“Autonome” puis “ne peut plus se laver, se lever ni manger seule.”
Soyez direct et honnête. Une situation difficile n’est pas un problème à cacher. C’est une donnée indispensable.
Modèle court pour première demande
Bonjour,
Je recherche un EHPAD pour mon/ma [lien familial], âgé(e) de [âge] ans, actuellement à [ville ou situation].
La personne est [autonome / partiellement autonome / non autonome]. Elle [marche seule / utilise un déambulateur / utilise un fauteuil / est alitée]. Les besoins principaux sont : [toilette, repas, surveillance, troubles cognitifs, soins, chutes, autre].
L’entrée serait souhaitée [immédiatement / sous 30 jours / sous 3 mois / simple information]. La zone recherchée est [ville, communes, département]. Le budget indicatif est de [budget] par mois, à vérifier selon vos tarifs et les aides possibles.
Pouvez-vous m’indiquer si ce profil peut être étudié, quels documents envoyer, vos tarifs à jour et les frais éventuels non inclus ?
Cordialement,
[Nom]
[Téléphone]
Modèle pour Alzheimer ou démence
Bonjour,
Je recherche un EHPAD adapté pour mon/ma [lien familial], âgé(e) de [âge] ans, atteint(e) de [maladie d’Alzheimer / maladie apparentée / troubles cognitifs].
La situation actuelle est la suivante : [désorientation, errance, agitation, troubles de nuit, refus d’aide, mobilité, chutes]. La personne vit actuellement [à domicile / à l’hôpital / en autre structure]. L’entrée serait souhaitée [délai] dans le secteur de [zone].
Pouvez-vous me préciser si votre établissement accompagne ce type de profil, s’il existe une unité protégée, un PASA ou une organisation dédiée, et quels documents transmettre pour une première étude ?
Merci également de m’indiquer les tarifs à jour et les frais à vérifier.
Cordialement,
[Nom]
[Téléphone]
Modèle pour sortie d’hospitalisation
Bonjour,
Je vous contacte pour mon/ma [lien familial], âgé(e) de [âge] ans, actuellement hospitalisé(e) à [hôpital si utile]. Une sortie est envisagée autour du [date], mais le retour à domicile semble difficile pour les raisons suivantes : [perte d’autonomie, chutes, soins, absence d’aidant, troubles cognitifs].
Nous recherchons une solution en EHPAD dans le secteur de [zone], pour [hébergement permanent / temporaire à vérifier]. Le budget indicatif est de [budget], à ajuster selon les tarifs et aides possibles.
Pouvez-vous m’indiquer si le profil peut être étudié, quels documents envoyer en priorité et quelle procédure suivre ?
Cordialement,
[Nom]
[Téléphone]
Modèle de relance
Bonjour,
Je me permets de revenir vers vous au sujet de ma demande envoyée le [date] concernant mon/ma [lien familial], âgé(e) de [âge] ans.
Pouvez-vous me confirmer la bonne réception du dossier et m’indiquer s’il manque des éléments pour une première étude ?
Je vous remercie par avance.
[Nom]
[Téléphone]
Checklist avant envoi
- âge indiqué
- ville ou situation actuelle indiquée
- urgence précisée
- autonomie décrite sans contradiction
- mobilité précisée
- troubles cognitifs indiqués si présents
- soins ou risques importants mentionnés
- budget indicatif indiqué
- zone recherchée claire
- question précise posée
- téléphone ajouté
- message envoyé à plusieurs établissements compatibles
- suivi noté dans un tableau
Questions à poser dans le message ou après réponse
- Le profil peut-il être étudié ?
- Quels documents faut-il envoyer ?
- Le dossier national est-il nécessaire ?
- La demande passe-t-elle par une plateforme ?
- Le tarif communiqué est-il à jour ?
- Quels frais sont exclus ?
- Le dépôt du dossier vaut-il seulement liste d’attente ?
- Qui est le bon interlocuteur pour la suite ?
- Quand relancer si aucune réponse n’arrive ?
- Existe-t-il une autre solution plus adaptée si l’EHPAD n’est pas possible ?
Adapter sans mentir
Le modèle doit être adapté à la situation, mais les faits doivent rester stables. Si vous écrivez à cinq EHPAD, gardez le même âge, la même autonomie, les mêmes besoins et le même niveau d’urgence. Sinon, les réponses reçues ne seront pas comparables.
Ajoutez seulement les éléments pertinents pour l’établissement : secteur géographique, unité Alzheimer si elle existe, hébergement temporaire si proposé, habilitation ASH si le budget en dépend.
Relisez le message avant envoi. Un message clair donne une impression de sérieux. Il aide l’établissement à répondre plus vite, même si la réponse reste soumise à son évaluation.
Garder une trace
Après l’envoi, notez la date, l’adresse email, le nom de l’établissement et la réponse reçue. Si l’établissement répond par téléphone, résumez l’appel dans votre tableau.
Cette trace évite les doublons et permet de relancer proprement. Elle aide aussi un autre membre de la famille à reprendre le dossier si le référent principal est indisponible.
Aide Curalune
Si vous ne savez pas quels établissements contacter en premier, Curalune peut préparer une sélection ordonnée de 3 à 5 options compatibles, avec contacts, liens et message prêt à envoyer.
Limite importante
Curalune propose un accompagnement pratique à la recherche et à l’orientation. L’admission, les tarifs, les disponibilités et l’évaluation finale dépendent toujours des établissements et des organismes compétents.
Approfondir la stratégie d’attente à votre secteur
Attendre une réponse ne suffit pas. Une famille doit savoir quelles demandes sont vraiment ouvertes, lesquelles attendent une pièce, lesquelles ont reçu une réponse négative et lesquelles méritent une relance. Dans le secteur de votre secteur, comme ailleurs, un dossier vague produit souvent une réponse vague. Un dossier clair aide l’établissement à comprendre plus vite si le profil peut être étudié.
La priorité est de suivre les demandes dans un tableau simple : établissement, date d’envoi, interlocuteur, documents transmis, réponse, prochaine action. Si l’état du proche change, il faut mettre à jour la demande au lieu de seulement rappeler. Une sortie d’hospitalisation, une chute, une aggravation de la désorientation ou l’épuisement de l’aidant doivent être formulés clairement, sans dramatiser ni cacher les faits.
Quand aucune réponse utile n’arrive, il faut élargir avec méthode. Cela peut vouloir dire ajouter des communes proches, envisager une solution temporaire, ou vérifier si le maintien à domicile peut être sécurisé quelques semaines. Le but n’est pas d’envoyer cinquante demandes. Le but est d’obtenir quelques réponses exploitables et de ne pas dépendre d’une seule structure.
Le point de départ, déjà prêt
Identifier les bons établissements, vérifier qu'ils acceptent le niveau de soins et réunir les contacts prend des jours de téléphone. Aide Curalune vous donne ce point de départ : 3 à 5 établissements adaptés sous 24 heures ouvrables, avec les contacts, les liens et un message prêt à envoyer à tous en une seule fois. 59 €, paiement unique : si vous ne recevez pas au moins 3 établissements correspondant au secteur et aux critères indiqués, vous êtes intégralement remboursé. Commencer ici