L’Identité Nationale de Santé référence les données de santé et médico-sociales. Elle associe un matricule INS à cinq traits : nom de naissance, prénoms de naissance, date de naissance, sexe et lieu de naissance. Pour l’utiliser, la structure doit valider l’identité selon l’identitovigilance et récupérer ou vérifier l’INS par le téléservice INSi. Une faute dans le dossier de l’EHPAD peut parfois être corrigée localement ; une erreur provenant de la source nationale suit le circuit INSEE ou Assurance Maladie approprié. L’établissement ne modifie pas le RNIPP. La carte Vitale facilite des démarches mais n’est pas une pièce d’identité pour qualifier l’identité. Avant de fusionner, supprimer ou recréer un dossier, il faut comprendre où se trouve l’erreur, protéger les soins en cours et préserver les documents déjà attribués. Une correction précipitée peut déplacer des résultats vers la mauvaise personne.
Comparer les cinq traits sur les documents fiables
Relevez nom de naissance, prénoms de naissance dans l’ordre, date, sexe et lieu de naissance sur une pièce d’identité admise. Distinguez nom d’usage, nom marital et prénom habituel. Notez accents, tirets, espaces et code du lieu sans corriger à l’intuition. Une différence visible n’indique pas encore quelle source est fausse.
La carte Vitale ou une attestation de droits peut montrer un numéro utilisé pour les remboursements, mais ne remplace pas la pièce exigée pour la qualification. Chez certaines personnes, numéro de remboursement et matricule propre demandent une lecture attentive. L’EHPAD suit le référentiel, pas une préférence d’affichage.
Localiser l’erreur avant toute modification
Comparez dossier EHPAD, réponse INSi, pièce, ordonnance, laboratoire et document d’admission. Classez l’écart : saisie locale, identité non qualifiée, réponse nationale discordante ou dossier en doublon. Indiquez quels soins ou échanges sont affectés. Ne réécrivez pas plusieurs logiciels avant d’avoir identifié la source maître.
La guide du dossier d’admission EHPAD aide à réunir les pièces. Ici, la présence d’un document ne suffit pas : l’équipe d’identitovigilance doit décider comment comparer et qualifier les traits. Un proche ne corrige pas directement le logiciel à l’accueil.
Mettre le dossier en sécurité pendant l’enquête
Signalez la discordance selon la procédure interne, marquez le dossier avec une alerte non stigmatisante et informez les professionnels concernés. Vérifiez avant médicament, prélèvement, résultat, transfert et facturation. Ne bloquez pas un soin urgent pour attendre la rectification ; utilisez l’identification renforcée prévue par la structure.
Évitez d’imprimer de nouvelles étiquettes contradictoires. Conservez la trace de l’ancienne identité et des documents émis, avec accès limité. Si deux dossiers existent, ne les fusionnez pas manuellement : un référent doit examiner mouvements, résultats et prescriptions de chacun.
Corriger le dossier local avec une piste d’audit
Si la source nationale et la pièce concordent mais que l’EHPAD a mal saisi, corrigez selon les droits attribués, en gardant auteur, date, ancien trait, nouveau trait et preuve. Répercutez la correction dans les modules nécessaires et contrôlez que les documents futurs utilisent la bonne identité.
La guide des erreurs qui ralentissent le dossier EHPAD couvre des pièces manquantes ; une correction INS exige davantage de contrôle, car elle touche le référencement des données de santé. Ne supprimez pas l’historique pour rendre l’écran plus propre.
Faire rectifier la source nationale par le bon circuit
Si les traits renvoyés par l’INS sont erronés, l’EHPAD explique que la structure ne peut pas modifier la base nationale. Selon la situation de la personne née en France, née à l’étranger et son rattachement, la démarche peut relever du service de correction du RNIPP ou de l’organisme d’Assurance Maladie. Utilisez la page officielle actuelle et fournissez les justificatifs demandés.
Conservez numéro de demande, pièces, date et réponse. Ne promettez pas un délai. Pendant l’attente, l’équipe garde la vigilance et documente l’identité utilisée. Quand la source est rectifiée, relancez INSi, vérifiez les cinq traits et qualifiez selon la procédure, sans considérer le courriel de dépôt comme une correction effective.
Traiter doublons et collisions sans perdre des soins
Un doublon peut contenir des éléments valides dans deux dossiers ; une collision peut mélanger deux personnes. Faites l’inventaire des séjours, prescriptions, allergies, résultats, vaccins, directives et contacts. Un professionnel valide le rattachement avant fusion ou séparation. La priorité est que chaque donnée retrouve la bonne personne.
Informez laboratoire, pharmacie, hôpital ou médecin si des échanges erronés ont eu lieu, selon la procédure de sécurité et de protection des données. Corrigez les destinataires sans diffuser l’incident au-delà du nécessaire. La famille reçoit une explication factuelle et la voie pour signaler une donnée encore fausse.
Clore avec un contrôle de bout en bout
Après correction, vérifiez bracelet ou étiquette, dossier de soins, ordonnance, plan de médicaments, laboratoire, DMP ou échanges, facture et contact d’urgence. Comparez une nouvelle réponse INSi et la pièce. Retirez les impressions obsolètes et consignez les partenaires avertis. Un écran corrigé ne prouve pas que les flux aval le sont.
Organisez un échantillon de contrôle sur trois documents récents : une ordonnance, un résultat de laboratoire et un compte rendu transmis. Pour chacun, vérifiez matricule, cinq traits, rattachement au bon épisode et réception par le bon professionnel. Si une ancienne identité apparaît encore, localisez le système qui l’a produite et relancez sa correction. Ne masquez pas le problème avec une étiquette collée sur le papier : le flux numérique doit être corrigé à sa source locale et la trace de l’intervention conservée.
Le centre des guides en français relie admission et dossier, mais l’identitovigilance reste la règle. Programmez un contrôle après changement d’état civil ou nouveau document. L’EHPAD peut corriger son système et qualifier l’identité ; il ne réécrit jamais la source nationale.
La carte Vitale suffit-elle à qualifier l’INS ?
Non. Le référentiel exige validation de l’identité et récupération ou vérification par INSi. La carte Vitale n’est pas la pièce d’identité qui permet à elle seule de qualifier les traits.
L’EHPAD peut-il corriger le nom dans la base nationale ?
Non. Il corrige son dossier local selon sa procédure, mais une erreur de la source nationale suit le circuit RNIPP, INSEE ou Assurance Maladie approprié. Après rectification, la structure vérifie de nouveau par INSi.
Faut-il fusionner deux dossiers qui semblent appartenir au résident ?
Pas sans enquête d’identitovigilance. Chaque dossier peut contenir des données de personnes différentes ou des soins valides. Un référent vérifie traits, mouvements, résultats et prescriptions avant une fusion ou une séparation tracée.
L’EHPAD peut sécuriser, qualifier et corriger son dossier local, jamais la source nationale. Carte Vitale et nom d’usage ne suffisent pas ; doublons et fusions suivent l’identitovigilance.