Trouver une place en EHPAD, ce n'est pas seulement trouver l'établissement : c'est franchir les démarches sans que le dossier soit refusé ou bloqué par une pièce manquante. Ce guide met de l'ordre : ce qu'il faut, dans quel ordre, et où les familles se trompent.
Les documents à préparer (presque toujours)
Constituez un dossier avec
- Pièce d'identité et carte Vitale de la personne âgée.
- Avis d'imposition et justificatifs de ressources (retraite, comptes) — nécessaires pour l'APA et l'aide sociale (ASH).
- Documents médicaux : le dossier médical est rempli par le médecin traitant (volet médical de Via Trajectoire), avec traitement en cours et comptes rendus.
- Justificatif de domicile et livret de famille (utile pour l'obligation alimentaire en cas d'ASH).
- Notification de GIR si une évaluation de la dépendance a déjà été faite.
Comment ça marche, étape par étape
- Constituez le dossier Via Trajectoire. C'est le portail national : un dossier unique (volet administratif + volet médical) envoyé à plusieurs EHPAD à la fois.
- Candidatez à plusieurs établissements — pas à un seul — en ciblant le bon niveau de soin et une unité protégée si besoin.
- Demandez l'APA au département : elle allège la part dépendance selon le GIR.
- Vérifiez l'aide sociale (ASH) si les ressources sont insuffisantes, dans un EHPAD habilité. Anticipez : l'instruction prend du temps.
- Liste d'attente. Prévoyez une solution relais (hébergement temporaire) si la place tarde.
APA, ASH, crédit d'impôt : pourquoi ça pèse sur le reste à charge
- L'APA en établissement réduit la part dépendance, calculée selon le GIR (plafond 1 955 €/mois en GIR 1 en 2026).
- L'ASH couvre une partie de l'hébergement pour les revenus insuffisants, mais elle est récupérable sur succession et peut solliciter l'obligation alimentaire des enfants : l'aide sociale à l'hébergement, conditions et démarches.
- Qui paie quoi, selon la région : qui paie l'EHPAD ?.
Les erreurs qui font refuser ou retarder le dossier
- Volet médical incomplet dans Via Trajectoire → l'EHPAD ne peut pas évaluer le dossier.
- Candidater à un seul établissement → en cas de liste longue, vous restez bloqué.
- Justificatifs de ressources manquants → l'APA ou l'ASH sont retardées.
- Attendre l'urgence → vous payez le tarif plein pendant des mois.
Une manière plus simple
Un dossier se bloque souvent sur une seule pièce manquante. Et si vous cherchez aussi l'établissement, Aide Curalune vous prépare une liste d'EHPAD adaptés.
En résumé
Préparez pièce d'identité, avis d'imposition, documents médicaux et justificatif de domicile ; constituez le dossier Via Trajectoire ; candidatez à plusieurs EHPAD ; demandez l'APA et vérifiez l'ASH ; et n'attendez pas l'urgence. Une pièce manquante coûte des mois.